Comment créer le calendrier annuel de son équipe ?

La mission du gestionnaire est d’aider son équipe à atteindre ses objectifs et de connecter son département au reste de l’organisation. Tout au long de l’année, il lui faudra mettre en place, gérer et organiser des activités.

Pour y parvenir, il est essentiel d’avoir une bonne vision d’ensemble afin de déterminer ce qu’il est possible ou non d’accomplir en fonction de la charge globale de travail. En bâtissant le calendrier annuel des activités générales touchant l’ensemble de l’équipe, vous pourrez visualiser clairement l’emploi du temps des prochains mois. Ainsi, vous saurez quand il est préférable de reporter des activités, s’il faut en déléguer certaines ou en accélérer.

Sommaire

1. Dressez la liste des routines inhérentes au travail
2. Préparez un tableau synthèse
3. Créez votre calendrier
4. Partagez le calendrier avec votre équipe
5. Utilisez le calendrier tout au long de l’année

1- Dressez la liste des routines inhérentes au travail

Avant de bâtir le calendrier, commencez par dresser la liste des éléments qui reviennent régulièrement chaque année. Passez en revue les points suivants :

a) Congés, vacances et fêtes annuelles

Faites le décompte de tous les congés, vacances et fêtes annuelles : temps des Fêtes, vacances de la construction, fête de la Saint-Jean-Baptiste, 1^er juillet, etc. Par ailleurs, si votre entreprise fait affaire avec d’autres pays, votre équipe pourrait être à l’arrêt durant des périodes précises de l’année, le Nouvel An chinois par exemple.

N’oubliez pas d’inclure les événements spéciaux pour votre équipe, notamment le party de Noël ou le BBQ l’été. Indiquez aussi les semaines durant lesquelles votre équipe prenne généralement ses vacances, ainsi que celles où elle est susceptible d’avoir à compenser pour les congés d’autres équipes dans l’entreprise.

b) Plan fonctionnel, objectifs et rapports

Chaque année, la direction vous demande de définir les objectifs de votre équipe en fonction de ceux poursuivis par l’entreprise. La plupart du temps, cet exercice coïncide de votre organisation. N’oubliez pas non plus d’indiquer dans votre calendrier la date à laquelle il serait important de faire un suivi de ces objectifs. Évaluez l’avancement des travaux avec votre équipe et ajustez-les au besoin.

Dressez également la liste de tous les rapports que vous devez produire régulièrement. Avez-vous des indicateurs clés de performance (ICP ou KPI en anglais) à mettre en place et devez-vous remettre des rapports périodiques à vos supérieurs? Si vous œuvrez dans le domaine de la R et D, il vous faut probablement remplir un rapport à la fin de chaque année fiscale pour répondre aux exigences des crédits d’impôt. Pour être certain de ne pas en oublier, pensez à tous les liens existant entre votre poste et votre équipe, vos patrons, les autorités et vos clients.

c) Budget et évaluation des ressources

La mise à jour du budget pour l’année suivante est une tâche qui revient systématiquement. Savez-vous à quel moment vous devez l’effectuer? Existe-t-il des périodes plus propices que d’autres pour faire appel à des ressources, notamment informatiques, ou pour agrandir votre équipe? Si c’est le cas, intégrez cette information dans votre calendrier. N’oubliez pas les renouvellements de contrats, loyers, logiciels et autres facteurs qui pourraient avoir un impact sur votre équipe ou votre entreprise. Bien souvent, le budget est réclamé à la dernière minute. Grâce à ce calendrier, vous pourrez anticiper, en discuter avec votre équipe et lui permettre d’avoir son mot à dire.

d) Liste des événements et projets majeurs

Indiquez les événements importants de votre industrie, de votre entreprise et de votre équipe, par exemple les conventions, congrès et conférences. Réfléchissez également aux projets critiques à accomplir cette année, ainsi qu’aux balises à respecter.

Demandez-vous aussi si votre entreprise organise des retraites pour les employées, si des formations ou certifications importantes sont au programme de l’année, et s’il y a une période pendant laquelle les auditeurs doivent évaluer vos processus et méthodes.

En ce qui concerne votre équipe en tant que telle, réfléchissez aux rencontres que vous aimeriez organiser avec elle, par exemple des activités de team building ou des learning party durant lesquels le groupe partage ses résultats. N’oubliez pas les activités d’entretien, comme le nettoyage de l’espace physique et digital de l’équipe deux fois par année.

c) Évaluation de la performance

Il faut généralement effectuer des évaluations annuelles de performance. Profitez de cette période pour faire le point et vérifier que les objectifs ont bel et bien été atteints. Certaines équipes organisent plus d’une évaluation par année, tous les six mois par exemple. Notez ces dates dans votre calendrier.

Note : Cette première étape implique que vous connaissez bien votre département. Si ce n’est pas encore le cas, je vous invite à lire cet article : Comment créer et améliorer son département? Puis, faites une première ébauche de calendrier et bonifiez-le au fil du temps.

2- Préparez un tableau synthèse

La deuxième étape consiste à détailler la liste des activités que vous venez d’établir. Les éléments à faire ressortir sont les suivants :

• Les dates (début et fin de l’activité);
• La personne responsable (hors ou dans votre équipe);
• Les processus et systèmes, méthodes ou outils (en place ou à développer, ce qui peut aider à identifier des projets majeurs supplémentaires à lancer durant l’année);
• Les tâches typiques et importantes à effectuer selon l’activité identifiée.

Ce tableau vous aidera à:

• Savoir si vous avez besoin de déléguer, de créer de nouvelles méthodes et procédures.
• Identifier des tâches simples que l’on peut effectuer à l’avance afin de réduire les pertes de temps et d’accélérer l’atteinte des résultats.

Vous serez sans doute étonné de constater la quantité d’éléments récurrents dont vous êtes responsable et qui, pourtant, ne sont pas liés directement aux objectifs de votre département. Ce tableau vous aidera aussi à quantifier le temps réel dont vous disposez : vous réaliserez que vous en avez bien moins que vous le pensiez pour la réalisation des projets de l’équipe.

L’entraînement aidant, vous pourrez sans doute détailler davantage chaque entrée du tableau. Dans un premier temps, limitez-vous cependant à une vue d’ensemble de l’année, sans inclure trop de détails à la semaine ou à la journée. Ensuite, vous pourrez vous concentrer sur certains éléments critiques afin de mieux vous organiser.

3- Créez votre calendrier

À ce stade, vous pouvez bâtir votre calendrier. Un tableau est-il suffisant? Peut-être, mais il ne vous permettra pas d’avoir une vision d’ensemble de la charge annuelle de travail de l’équipe. Le calendrier ajoute une dimension visuelle très utile à un gestionnaire, parce qu’il permet de prendre des décisions plus rapidement. Par exemple, refuser une conférence ou une activité pour l’équipe, en raison d’un conflit d’horaire.

Note : Jouez avec les couleurs pour représenter les catégories d’activités (a, b, c, d, e).

Personnellement, je crée une présentation PowerPoint tous les 6 semaines du calendrier afin de pouvoir effectuer un zoom plus détaillé et partager plus facilement les informations avec mon équipe. Je peux vous dire que ce calendrier est très apprécié.

4- Partagez le calendrier avec votre équipe

Dès que votre calendrier sera finalisé, partagez-le avec les membres de votre équipe. Certains souhaiteront le consulter et d’autres pas, mais laissez-leur la liberté de décider ce qu’ils souhaitent faire de cette information. Invitez-les à l’analyser et à vous mentionner s’il manque des éléments. Cela générera assurément plusieurs discussions intéressantes, qui favoriseront l’esprit de collaboration.

5- Utilisez le calendrier tout au long de l’année

Consultez votre calendrier régulièrement. Ajustez-le au besoin et partagez-le régulièrement avec votre équipe, et même votre patron. Cela évitera qu’il rajoute des tâches durant une période déjà très chargée! Vous verrez qu’en tenant compte des activités à venir, il est plus facile de se préparer et de s’organiser.

Photo de Estée Janssens sur Unsplash